FOUR SEASONS HOTELS AND RESORTS

ADAY GİZLİLİK BİLDİRİMİ

Gizlilik Taahhüdümüz

Four Seasons Hotels and Resorts (“Four Seasons”, “biz”, “bize” ve “bizim”) için gizliliğinizi korumak çok önemlidir. Kişisel Bilgilerinizi (aşağıda tanımlanmıştır), bu Aday Gizlilik Bildiriminde (“Bildirim”) belirtildiği üzere makul bir şekilde kullanmayı ve korumayı taahhüt ederiz.[1]

Bu Bildirim, faaliyet gösterdiğimiz bölgelerde kuruluşların Kişisel Bilgileri nasıl toplayacağını ve kullanabileceğini düzenleyen çeşitli yasalara (“Gizlilik Yasaları”) uyacak şekilde hazırlanmıştır.

Bu Bildirim; Four Seasons'ın, Four Seasons'taki pozisyonlara başvuran bireylerin (“Adaylar”) Kişisel Bilgilerini nasıl işlediğiyle ilgilidir ve Adayların Kişisel Bilgilerini toplama, kullanma, saklama, koruma ve tebliğ etme yöntemlerimizi açıklar. Geçerli Yasaların (aşağıda tanımlanmıştır) bu Bildirim ile çelişmesi hâlinde Adaylar, Geçerli Yasalara uymalıdır.

Bu Bildirim zaman zaman değiştirilebilir veya güncellenebilir. Yürürlük tarihi Bildirimin alt kısmında belirtilmiştir.

 

1.  Kişisel Bilgi Nedir?

"Kişisel Bilgi", belirli bir bireyi veya hane halkının kimliğini belirten, bu kişilerle ilgili olan, bu kişileri tanımlayan, bu kişilerle makul ölçüde ilişkili veya doğrudan ya da dolaylı olarak makul bir şekilde bağlantılı olabilecek herhangi bir bilgidir. Bilginin, tek başına veya diğer bilgilerle birlikte doğrudan veya dolaylı olarak bir kişiyi tanımlamak için kullanılabileceği durumlarda, kimliği belirlenebilir bir kişiyle ilgili olduğu kabul edilir. Kişisel Bilgiler, diğer unsurların yanı sıra, Adayın adını ve soyadını, e-posta adresini, telefon numarasını, pasaport numarası, sosyal sigorta numarası veya sosyal güvenlik numarası gibi kimlik numaralarını ve ayrıca IP adresi veya cihaz kimliği gibi çevrim içi tanımlayıcıları içerir.

 

2.  Hangi Kişisel Bilgileri Topluyoruz?

Bölgeye göre değişebilen Gizlilik Yasalarının izin verdiği ölçüde, aşağıdaki Kişisel Bilgi türlerini toplayabilir, saklayabilir ve kullanabiliriz (toplu olarak "işlemek" olarak ifade edilecektir):

  • İletişim Bilgileri: ad, soyadı ve bekârlık soyadı, unvan, ev adresi, telefon numaraları ve kişisel e-posta adresleri;
  • Kimlik Bilgileri: doğum tarihi ve yeri, vatandaşlık durumu, ikamet edilen ülke, devlet tarafından verilen belgeler (örneğin, ulusal kimlik numarası, ehliyet bilgileri), cinsiyet, medeni durum ve fotoğrafınız;
  • İşe Alım Bilgileri: çalışma yetki belgelerinizin kopyaları; başvuru ve işe alım sürecinin bir parçası olarak özgeçmişinizde, ön yazınızda veya bizimle yazışmalarınızda yer alan geçmiş denetimleri, referanslar ve diğer bilgiler (örneğin; nitelikleriniz, deneyiminiz, bilginiz, becerileriniz ve yeteneklerinize ilişkin bilgiler);
  • İstihdam Hüküm ve Koşulları: teklif mektupları ve iş sözleşmeleriyle ilgili olan veya bu belgelerde yer alan bilgiler (örneğin; iş unvanı, işe başlama tarihi, istihdam veya iş yerinin konumu, sözleşme türü, maaş ve ücret, program, yıllık izin ve emekli maaşı);
  • Finansal Bilgiler: belirli banka hesabı bilgilerini, kredi limitlerini ve öğrenci kredisi ile diğer kredi bilgilerini içerebilen bir kredi kontrolünün parçası olarak kredi geçmişiniz;
  • Ses veya Görüntü Kayıtları: Four Seasons'ın şirket ofisleri (“Ofisler”) ve Mülklerindeki Kapalı Devre Televizyon (CCTV) sistemlerinden alınan kayıtlar ve Kişisel Gizlilik Yasalarının izin verdiği durumlarda, şahsen veya uzaktan yapılan görüşmelerin kayıtları.

Hassas Kişisel Bilgileri; Gizlilik Yasaları ve diğer Yürürlükteki Yasalar tarafından izin verildiği veya zorunlu kılındığı bölgelerde ve yalnızca özgeçmiş kontrolleri yapmak, fırsat eşitliği istihdam verilerini toplamak, Çeşitlilik, Kapsayıcılık ve Aidiyet girişimlerimizi raporlamak için temsil verilerini toplamak veya yasal olarak gerekli bilgilerin toplanması ve bir yerel hükumet yetkilisine sağlanması gibi belirli amaçlar için işleriz. Bu tür Hassas Kişisel Bilgiler; biyometrik bilgileri, sosyal güvenlik bilgilerini, sürücü belgesini, devlet kimlik kartını veya pasaport numarasını, ırk veya etnik kökeni, bir hesaba erişim sağlayan gerekli güvenlik veya erişim kodu, parola veya kimlik bilgileriyle birlikte hesap oturum açma bilgilerini, finansal hesap, banka kartı veya kredi kartı numarasını; kesin coğrafi konumu; dini veya felsefi inançları; sendika üyeliğini; fiziksel ve zihinsel sağlık durumunu (ör. tıbbi geçmişiniz, tedavileriniz, mevcut hastalık durumunuz, uyuşturucu testi sonuçlarınız ve potansiyel görevinizle ilgili sınırlamalar veya talep edilen düzenlemeler konusunda hekim görüşü), ceza mahkumiyetlerini ve suçları, engellilik durumlarını veya genetik verileri içerir.

 

3.  Kişisel Bilgileriniz Nasıl Toplanıyor?

Gizlilik Yasalarına tabi olmak kaydıyla; başvuru ve işe alım sürecinde bize sağladığınız veya diğer kaynaklardan (örneğin geçmiş denetimi ve kredi kontrolleri yoluyla) toplamamız için yetki verdiğiniz Kişisel Bilgilerinizi toplarız.

CCTV sistemleri, güvenlik nedeniyle Ofislerimizin ve Mülklerimizin birçok dış ve iç kısmını 24 saat izlemektedir. Bu veriler kaydedilebilir. CCTV kullanımı ve CCTV verilerinin kaydı, yalnızca Gizlilik Yasalarının izin verdiği ölçüde ve Geçerli Yasaların gerektirdiği şekilde gerçekleştirilir.

 

4.  Kişisel Bilgilerinizi Hangi Amaçlarla İşliyoruz?

Four Seasons, Kişisel Bilgilerinizi yalnızca Gizlilik Yasalarının izin verdiği amaçlar doğrultusunda işler. Bu amaçlar, Kişisel Bilgilerinizi işlememize izin verilen şu yasal dayanaklardan bir veya daha fazlasıyla uyumludur: (1) Dünya çapındaki Ofislerimizde ve Mülklerimizde Four Seasons işgücüne katılacak adayları belirlerken meşru ticari çıkarlarımızı korumanın yanı sıra; başvuru, işe alım ve iş teklifi sürecini yönetmek ve (2) Four Seasons'ın faaliyet gösterdiği ülkelerdeki yasal ve düzenleyici yükümlülüklerimize uymak. 

Gizlilik Yasalarının ve yürürlükteki diğer yasaların izin verdiği ölçüde, Kişisel Bilgilerinizi aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işleriz:

Meşru Ticari Çıkarları İlerletmek: Kişisel Bilgilerinizi, meşru çıkarlarımızı ilerletmek için aşağıdaki amaçlarla işleriz:

  • Adayların istihdam edilmesi için gereken nitelikleri gözden geçirmek ve değerlendirmek;
  • Adaylar ve referanslarıyla iletişim kurmak;
  • Adayların iş görüşmesi randevularını elektronik olarak almalarına izin vermek de dâhil olmak üzere yüz yüze ve uzaktan görüşme sürecini yönetmek ve
  • başarılı olan Adayların Four Seasons'a katılım sürecini yönetmek.

Yasal Yükümlülüklere Uymak: Kişisel bilgilerinizi, aşağıdaki amaçlar dâhil olmak üzere yasal ve düzenleyici yükümlülüklere uymak için işleriz:

  • İstihdam edileceğiniz bölgede yasal olarak çalışma hakkınız olduğundan ve görev tanımınızla ilgili yasal gereksinimleri karşıladığınızdan emin olmak. Örneğin, sürücü olarak istihdam edilecekseniz kullanmak üzere istihdam edileceğiniz araçları kullanmak için gerekli tüm ruhsatlara ve izinlere sahip olduğunuzu teyit ederiz;
  • eşit istihdam fırsatlarını izlemek ve raporlamak ve
  • Kişisel Bilgilerin resmi makamlara tebliğ edilmesiyle ilgili olanlar da dâhil olmak üzere, faaliyet gösterdiğimiz ülkelerde geçerli olan yasalara, prosedürlere ve düzenlemelere (“Geçerli Yasalar”) uymak.

 

Yalnızca otomatik karar almaya dayalı olarak hakkınızda önemli kararlar verilmeyecektir. Otomatik analiz, test ve profil oluşturma dâhil olmak üzere otomatik işlemeye dayalı kararlara her zaman insan müdahalesi olacaktır.

Kişisel Bilgileri, Gizlilik Yasalarına uygun olarak işleriz. Kişisel Bilgileri, (1) sizi yeni amaç hakkında ayrı ayrı bilgilendirmediğimiz veya (2) öncesinde doğrudan veya dolaylı olarak, Kişisel Bilgilerinizi kullanmak veya tebliğ etmek için onayınızı almadığımız sürece, bu Bildirimde açıklananın dışında herhangi bir amaçla veya herhangi bir şekilde işlemeyiz. Gizlilik Yasaları veya yürürlükteki diğer yasaların izin verdiği ve/veya gerektirdiği ölçüde, Kişisel Bilgilerinizi, bilginiz veya onayınız olmadan emniyet birimleriyle, düzenleyici kurumlarla veya diğer devlet kurumlarıyla paylaşabiliriz.

 

5.  Kişisel Bilgilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz?

Faaliyetlerimizin küresel doğası nedeniyle, Kişisel Bilgilerinizi kuruluşumuz genelinde aktarmamız gerekmektedir. Bu nedenle, bazı Kişisel Bilgilerinizi potansiyel yöneticiniz, birlikte çalışabileceğiniz çalışanlar, Four Seasons'taki bir pozisyon için sizinle görüşme yapacak kişiler ve Four Seasons Ofisleri gibi Four Seasons çalışanları ve kuruluşlarıyla paylaşabiliriz.

Yukarıda özetlenen amaçları gerçekleştirmek için, Kişisel Bilgilerinizi başvuru sürecini yönetmek için gerekli olduğunda, yasaların gerektirdiği durumlarda veya geçerli başka bir meşru menfaatimiz olduğunda üçüncü taraflarla paylaşacağız. Bazı Kişisel Bilgilerinizi aşağıdaki kategorilerde bulunan üçüncü taraflarla paylaşabiliriz:

  • bilgi teknolojisi hizmet sağlayıcıları (örneğin; bilgisayar yedekleme, arşiv depolama, BT sistemleri tedarikçileri);
  • danışmanlar ve diğer profesyonel hizmet sağlayıcılar (örneğin; muhasebeciler, denetçiler, insan kaynakları yönetimi, işe alım hizmetleri, bağımsız hukuk müşaviri ve danışmanlık hizmetleri);
  • diğer üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları (ör. yeniden yerleştirme hizmetleri, geçmiş denetleme hizmeti sağlayıcıları, uluslararası acil durum hizmetleri ve iş seyahati acenteleri);
  • yasal ve düzenleyici makamlar ve
  • devlet veya federal hükumet kurumları.

Four Seasons, (a) işimizin tamamının veya bir kısmının veya varlıklarımızdan herhangi birinin veya bir üçüncü tarafa ait bir Mülkün satın alınması, satılması veya başka bir şekilde edinilmesi veya elden çıkarılması; (b) kuruluşumuzun başka bir kuruluşla birleşmesi; (c) borç verilmesi veya finansman sağlanması; (d) herhangi bir varlık veya menkul kıymet üzerinden ipotek oluşturulması veya bunlar üzerinden teminat hakkı veya teminat elde edilmesi; veya (e) herhangi bir Four Seasons varlığının kiralanması veya lisanslanması (her biri bir "Ticari İşlem" teşkil eder) işlemlerine dâhil olabilir. Bir Ticari İşlem bağlamında, Kişisel Bilgileri tebliğ edebiliriz ve bunu yaparken Gizlilik Yasalarının gerekliliklerine uyarız.

Four Seasons, Mülkleri üçüncü taraf mülk sahipleri adına yönetir. Four Seasons, uygun olduğunda, Aday ile ilgili üçüncü taraf mülk sahibi arasındaki potansiyel sözleşmeye dayalı ilişkiyi yönetmek için gereken bazı Aday bilgilerini mülk sahibine tebliğ edebilir. Diğer tüm Kişisel Bilgiler, Four Seasons'ın mülkiyetindedir ve mülk sahipleriyle paylaşılmaz.

Kişisel Bilgilerinizi başkalarıyla paylaşırken nasıl güvende tuttuğumuz hakkında bilgi için "Kişisel Bilgilerinizin Korunması” bölümüne bakın.

6.  Kişisel Bilgilerinizin Kendi Ülkenizin Dışına Aktarılması

Kişisel Bilgileriniz, Four Seasons ve "Kişisel Bilgilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz" bölümünde açıklanan diğer taraflar tarafından, veri gizliliği yasalarının kendi ülkenizdeki yasalara eşdeğer veya onlar kadar koruyucu olmadığı ülkeler de dâhil olmak üzere dünyanın herhangi bir yerinde işlenebilir. Kişisel Bilgilerinizin, kendi ülkenizin dışına aktarıldıklarında Mahremiyet Yasalarına uygun olarak korunmasını ve güvende kalmasını sağlamak için uygun önlemleri alacağız. 

7.  Kişisel Bilgilerinizin Korunması

Bilgilerin saklanma biçiminden bağımsız olarak, Kişisel Bilgileri kayıp veya hırsızlığa, yetkisiz erişime, toplanmaya, ifşaya, kopyalanmaya, kullanıma, imhaya veya değiştirilmeye karşı korumak için güvenlik önlemleri uyguluyoruz. Yürürlükte olan güvenlik önlemleri, gözetimimiz veya kontrolümüz altındaki Kişisel Bilgileri korumak için fiziksel, organizasyonel ve teknolojik önlemleri içermektedir. Örneğin, Kişisel Bilgileri imha etmek için elektronik güvenlik duvarları ve güvenli araçlar kullanıyoruz.

Ayrıca; iş gereksinimleri dolayısıyla Kişisel Bilgilerinize erişmesi gereken çalışanlar, temsilciler, yükleniciler ve diğer üçüncü şahısların bu bilgilerin ne kadarını kullanabileceğini sınırlamak için erişim kontrolleri uyguluyoruz. Hizmet sağlayıcıların Kişisel Bilgilerinizi yalnızca belirli amaçlar için ve/veya talimatlarımıza uygun olarak işlemesine izin veriyoruz. Tüm üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları, Kişisel Bilgilerinizi korumak için uygun teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerini uygulamalarını gerektiren, sözleşmeye bağlı yükümlülüklere sahiptir. Aksi takdirde, Kişisel Bilgilerinizin işlenmesiyle ilgili olarak (Kişisel Bilgilerinizin gizliliğini korumakla ilgili olanlar dâhil olmak üzere) uygun önlemleri almaları gerekmektedir.

Şüphelenilen herhangi bir veri güvenliği ihlaliyle başa çıkmak için prosedürler oluşturduk ve yasal olarak bunu yapmamızın gerektiği durumlarda sizi ve ilgili herhangi bir düzenleyiciyi ihlal konusunda bilgilendireceğiz..

 

8.  Kişisel Bilgilerinizi Ne Kadar Süreyle Saklayacağız?

 

Kişisel Bilgilerinizi, bu Bildirime uygun olarak zaman zaman güncellendiği şekliyle, saklandığı ülkedeki Gizlilik Yasaları veya diğer Geçerli Yasaların gerektirdiği veya izin verdiği süre boyunca saklayacağız. Toplanma amaçları için artık makul olarak gerekli olmadığında Kişisel Bilgilerinizi sileceğiz.

 

9.  Haklarınız

Sahip olabileceğiniz haklar:

  • (i) toplanan Kişisel Bilgi kategorileri, (ii) Kişisel Bilgi kaynakları, (iii) işletmenin Kişisel Bilgileri paylaştığı üçüncü taraflar ve (iv) hangi Kişisel Bilgilerin kimlerle paylaşıldığı dâhil olmak üzere Kişisel Bilgilerinizin işlenmesi konusunda bize soru sorma;
  • Kişisel Bilgilerinizin düzeltilmesini ve/veya silinmesini talep etme;
  • Kişisel Bilgilerinizin işlenmesinin kısıtlanmasını talep etme veya işlenmesine itiraz etme;
  • Kişisel Bilgilerinizin makine tarafından okunabilir bir biçimde alınmasını veya başka bir kuruluşa iletilmesini talep etme ve
  • belirli ülkelerde, gizlilik haklarınızın ihlal edildiğini düşünüyorsanız veya Kişisel Bilgilerinizin yasa dışı bir şekilde işlenmesi nedeniyle zarar gördüyseniz yerel denetim makamınıza şikayette bulunma.

Haklarınızı ücretsiz bir şekilde kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, tamamen kendi takdirimize bağlı olarak, talebinizi yerine getirmeyi reddetme veya birkaç benzer ardışık talebin veya açıkça temelsiz veya aşırı olan taleplerin yerine getirilmesi için makul bir ücret talep etme hakkına sahibiz. Ayrıca, yasal gerekçelerle talepleri reddetme hakkımız da vardır; bu gibi durumlarda sizi bu durumdan haberdar edeceğiz ve ret gerekçelerimizi açıklayacağız.

Kişisel Bilgilerinizin işlendiği bölgeye bağlı olarak haklarınızın değişebileceğini lütfen unutmayın. Haklarınız hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz veya Kişisel Bilgilerinizi işlememiz konusunda herhangi bir endişeniz varsa lütfen Four Seasons Gizlilik Yöneticisi ile iletişime geçin (iletişim bilgilerini aşağıda bulabilirsiniz).

 

10.        Sorular, Şikayetler ve Daha Fazla Bilgi

 

Bir Four Seasons Tesisindeki iş pozisyonu için başvuruyorsanız bu Bildirimle ilgili birincil irtibat kişisi, söz konusu tesisin İnsan ve Kültür Bölümünün irtibat kişisidir. Ayrıca Four Seasons, bu Bildirimle ilgili tüm sorularınızı yanıtlayabilecek ve Kişisel Bilgilerinizle ilgili olası endişelerinizi giderebilecek bir Gizlilik Yöneticisi görevlendirmiştir. Gizlilik Yöneticimize şu adresten ulaşabilirsiniz:

 

Chief Privacy Officer
Four Seasons Hotels and Resorts
1165 Leslie Street
Toronto, Ontario M3C 2K8
Canada
E-posta: privacy.officer@fourseasons.com

 

Tarih:    Ocak 2023

 
[1] Bu Bildirim, Four Seasons Hotels Limited ve Four Seasons markalı otelleri, tatil köylerini, konutları ve Four Seasons Özel Jet ve Yat işletmesini yöneten ve işleten doğrudan ve dolaylı yan kuruluşlar ve bağlı kuruluşlar (ayrı ayrı “Tesis” ve müşterek olarak “Tesisler” olarak anılmaktadır) tarafından kabul edilmiştir. Bu Bildirimde yer alan “biz”, “bize”, “bizim” ve “Four Seasons” ifadeleri, bağlama bağlı olmak kaydıyla, müşterek veya ferdi olarak bu ayrı ve bağımsız tüzel kişiliklere atıfta bulunur.

English